Corona hat auch Sachsen und die Landeshauptstadt Dresden hart getroffen. Lange Schlangen vor Impfzentren, verwaiste öffentliche Plätze, geschlossene Restaurants: All diese bekannten Bilder gehören nun auch zu Dresden. Die Pandemie hat in der Stadt von Staatsoper und Zwinger einen weiteren Trend ausgelöst: Quer durch die vielen in Dresden ansässigen Branchen boomen durch das Homeoffice elektronische Signaturen.
Branchenübergreifende Digitalisierung
Wer trifft sich inmitten einer Pandemie schon mit jemand anderem, nur um ein Dokument zu unterzeichnen? Zumal es dafür heute einfachere und auch pandemiesichere Möglichkeiten gibt – die elektronische Unterschrift. Dabei werden Dokumente am Bildschirm signiert. Allerorts ist die Nachfrage nach dieser Technologie im Zuge der Corona-Pandemie stark gestiegen.
In Dresden sind Unternehmen aus verschiedenen Branchen ansässig. Betriebe aus dem Bereich der Mikroelektronik sowie der Informations- und Kommunikationstechnologie gehören dazu ebenso wie Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus. Auch Fahrzeug-, Luft- und Raumfahrttechnik sowie Solartechnik sind in Dresden ansässig. Nicht zuletzt Biotechnologie, Pharmazie sowie Nanotechnologie finden in der sächsischen Landeshauptstadt ein Zuhause.
In diesen und weiteren Branchen setzen Unternehmen immer häufiger auf elektronische Signaturen. Der große Vorteil gegenüber einer klassischen Unterschrift: Beteiligte müssen nichts ausdrucken oder einscannen, keine Dokumente per Post versenden und können sämtliche Unterschriften bequem und sicher im Homeoffice erledigen.
So funktioniert die elektronische Signatur
Elektronische Signaturen funktionieren im Grunde recht einfach. Die Technologie basiert auf zwei elektronischen Schlüsseln. Einer dieser Schlüssel ist öffentlich, der andere privat. Dies wird auch als asymmetrisches kryptographisches Verfahren bezeichnet. Vereinfacht gesagt funktioniert die elektronische Signatur so: Mit dem privaten Schlüssel werden Inhalte wie zum Beispiel Dokumente verschlüsselt. Die Entschlüsselung ist nur mit dem öffentlichen Schlüssel möglich.
Elektronische Signaturen erfüllen damit die Aufgabe, die ansonsten einem Siegel zuteilwird. Wer ein signiertes Dokument erhält, kann exakt nachvollziehen, welche Person die Signatur vorgenommen hat. Dabei kommt zum Beispiel eine Chipkarte zum Einsatz, die mit einer PIN Nummer verwendet wird. Dies reicht für die Signatur bereits aus.
Die elektronische Signatur dient nicht dazu, Änderungen an signierten Dokumenten zu verhindern. Es wird jedoch sichergestellt, dass diese Änderungen sichtbar sind. Dazu wird ein Hashwert gebildet. Dieser wird mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt. Der öffentliche Schlüssel entschlüsselt den Hashwert und vergleicht die Daten. Elektronische Signaturen sind nicht nur für Textdokumente oder PDF Dokumente möglich. Auch Bilder, Sprachdokumente, Filme, Musik oder Software können so signiert werden.
EU-weite rechtssichere Lösung
Auch wenn die elektronische Signatur in Dresden und anderswo nun branchenübergreifend zum Steigflug ansetzt: Ganz neu ist die Technologie nicht. Tatsächlich wurde bereits 1997 das Signaturgesetz verabschiedet. Die damalige Regierung von Helmut Kohl (CDU) wollte damit einen Regulierungsrahmen für digitale Methoden zur Signatur von Dokumenten schaffen. Mittlerweile hat sich der Rechtsrahmen gründlich geändert. Das Signaturgesetz ist nicht mehr in Kraft – es wurde im Juli 2017 durch das Vertrauensdienstegesetz (VDG) ersetzt.
Dieses deutsche Gesetz wiederum ergänzt die eIDAS-Verordnung auf EU-Ebene. Die eIDAS-Verordnung regelt Lösungen für elektronische Identifikation sowie Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen. Neben elektronischen Signaturen gehören zum Beispiel auch Website-Zertifikate, Dienste für elektronische Einschreiben, elektronische Siegel und Zeitstempel zum Regelungsbereich der Richtlinie.
Das Vertrauensdienstegesetz dient vor allem zur beschleunigten Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland. Es legt unter anderem fest, dass die Bundesnetzagentur als Aufsichtsbehörde für elektronische Signaturen (und ebenso für elektronische Siegel, Zeitstempel und Einschreiben) zuständig ist. Der Vorteil der EU-Richtlinie für Unternehmen in Dresden: Die elektronische Signatur gilt nicht nur in
Sachsen und Deutschland, sondern in der gesamten EU.
Mehr Produktivität, weniger Kosten
Ein wichtiger Vorteil der Richtlinie ist die Erhöhung der Produktivität. Ohne elektronische Signatur sieht die Unterschriftspraxis in vielen Unternehmen so aus: Dokumente werden via E-Mail versendet, ausgedruckt, manuell unterschrieben, wieder eingescannt und an weitere Empfänger versendet. Diese Methode kostet zum einen viel Zeit und damit Geld und ist zum anderen nicht besonders sicher gegenüber Manipulationen. Durch die Einführung elektronischer Signaturen können Unternehmen ihre Produktivität erhöhen und die Kosten senken.
Prozesse werden so beschleunigt – insbesondere in Unternehmen, bei denen viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Hier kommt es immer wieder zu Verzögerungen, weil notwendige Drucker nicht zur Verfügung stehen und Dokumente im schlimmsten Fall sogar per Post versendet werden müssen.
In der Praxis bieten Signaturanbieter viele weitere Möglichkeiten für den Unternehmensalltag. So kann für die Signatur eines Dokuments eine Hierarchie festgelegt werden. Beteiligte können so etwa festlegen, dass zunächst Teammitglieder und anschließend ein Vorgesetzter ein Dokument signieren. Alle Beteiligten werden über erfolgte Signaturen anderer Beteiligter automatisch informiert.
Experten prognostizieren: Während die Corona-Pandemie irgendwann endet, dürfte die elektronische Signatur ihren Siegeszug fortsetzen. Die Pandemie hat als Katalysator gewirkt und der neuen Technologie endgültig auf die Sprünge geholfen. In Zukunft dürften die meisten Unternehmen irgendeine Art von elektronischer Signatur verwenden.